オンライン事務代行とは？具体的な仕事内容や必要なスキルを詳しく解説

オンライン事務代行とは、インターネット上で完結する事務作業を代行するサービスのことです。

オンラインアシスタントやオンライン秘書と呼ばれることもあります。

今ではネット環境が整ったことにより、わざわざオフィスに行かなくても、自宅で事務作業を行えるようになりました。

オンライン事務代行は、妊娠や出産・育児、介護などの事情でフルタイムでのオフィスワークが難しい方でもできる働き方としても、注目を浴びている仕事のひとつです。

画像や手書きの文字をテキストで打ち込みして、データで納品する仕事です。

企業のホームページを一つずつクリックして、住所や電話番号等をリスト形式に起こして納品するというケースもあります。

仕事内容としては最も簡単ですが、その分、1件の募集に対して数名～数十名の人が集まり、競争率が高くなる傾向があります。

講演会やセミナー、インタビューなどの録音された音声を再生しながら、パソコンに打ち込んで文字に起こしていく仕事です。

正しい日本語の使い方や表記ルールなどを理解する必要があるので、ビジネスマナーに通じる面があるでしょう。

タッチタイピングの入力速度や正確さも必要になるため、基礎的なパソコンスキルの向上にも繋がります。

忙しいクライアントに代わって、Instagram、X（旧Twitter）、Facebook等のSNSアカウントの管理・運用を行う仕事です。

投稿用の画像や文章を作成して予約投稿したり、他のユーザーの投稿にいいねやコメントを付けて回るなどの交流を行ったりします。

作業者向けのマニュアルや投稿作成用のテンプレートが整備されている場合も多く、初心者でも始めやすい仕事です。

提案書やプレゼン資料、マーケティング資料、データ集計、業務マニュアルなどのさまざまな書類を作成します。

求められるのは、PowerPointやExcelなどの汎用的なスキルなので、会社員としての実務経験があれば始めやすい仕事です。

見やすくわかりやすい資料の作り方、デザインの基礎的な知識・スキルを勉強すれば、報酬をアップに繋がりやすいです。

営業事務は、外回りが多く忙しい営業担当者に替わって、営業部門のバックオフィス全般を担当する部署です。

メール対応や電話対応、見積書や請求書の作成などを行います。

依頼元の企業・個人との直接のやりとりが発生するため、

• 業界知識や事業内容に関する理解
• （依頼元の）クライアントとの円滑なコミュニケーション

が求められる仕事です。

会社員としての経理事務の経験、会計事務所での勤務経験があれば、企業・個人の経理業務を代行することが出来ます。

また、事務経験に加えて、日商簿記検定の資格を持っていれば、案件獲得時に有利に働くことが多いです。

仕事内容は、会社員の経理とほとんど変わらず、請求書発行や支払・税金納付業務、経費精算、売掛金・買掛金の管理、日々の仕訳入力などです。

会社員の場合、大手企業の役員の業務をサポートしていますが、オンライン事務代行の場合は、ベンチャー企業や中小企業の経営者、個人事業主のサポートがメインです。

秘書の仕事内容は、クライアントによって異なりますが、代表的なものを挙げると

• 名刺入力
• 購入代行
• 店舗予約
• リサーチ業務
• スケジュール管理
• メール返信

など、クライアントがコア業務に集中できるようさまざまな業務を担当します。

英語や中国語など、語学力に強みがある場合は、通訳や翻訳業務の仕事を選ぶこともできます。

• 具体的な業務内容としては、
• 海外とのメールのやり取り
• 海外情報のリサーチ
• 資料の翻訳
• 外国語でのカスタマーサポート

などです。

通訳や翻訳業務だけを切り出して依頼するケースと、一連の作業の中に「語学力必須」となっているケースがあります。

オンライン事務代行は多くの業務を自宅で行えるため、ほとんど外出する必要がありません。

朝晩の通勤時間がなくなるため、一日のうちに自由に使える時間が増えますし、満員電車に乗る必要もありません。

自宅で仕事ができるため、家事や育児・介護など、プライベートとの両立もしやすく、自分自身で仕事のスケジュールを調整することができます。

オンライン事務代行では、会社員に比べて自身のスキルや実績が報酬に反映されやすいです。

実力主義であるため、積極的に仕事に取り組む姿勢があれば、継続的に安定した報酬を得ることができます。

「成長を感じながら仕事をしたい」と思っている方には向いている働き方です。

オンライン事務代行では、ある程度限定された業務を代行します。

契約する時間数や取引先数を増やせば、フルタイムに近い働き方もでき、努力次第で報酬を上げていくことも可能です。

一方で、プライベートを優先させたい場合は、1日3時間だけ、週に3日だけといった形で、仕事にかける時間を調整することが可能です。

ベンチャー企業やスタートアップ、個人事業主等と２つ以上の取引先と並行して取引をする場合が多いです。

このため、会社員であれば、今の職場とは違う業界や業種での事務経験が得られますし、フリーランスで働く場合も同じ業務内容で異なる業界・業種での実績を積み、仕事の幅を広げることができます。

オンライン事務代行では、取引先の経営者や一緒に働くメンバーなど、人とやりとりする業務が多いため、チームワークや仲間意識などが生まれやすいです。

特に、複数の取引先と契約する場合には、いろんな企業・人と関わることができ、人との交流の幅が広がります。

SlackやZOOMなどのツールを使って、業務に関する連絡を密に取り合うため、誰かと一緒に協力しながら仕事をすることが好きな人には楽しいと思える仕事です。

基本的に勤務時間を自分で決めやすいとは言え、業界や企業のルールに合わせて、仕事をする時間が決められていることが多いです。

資料作成やデータの入力等の作業であれば自分一人で行えるため、土日や夜間に対応しても問題ないケースはありますが、BtoBの業種では平日日中にコミュニケーションを取るようことが求められることが多いです。

また、毎月特定の日付に行うべき作業がある場合、毎週特定の曜日に定例の打ち合わせがある場合も、それらを考慮したスケジュール管理が必要になります。

オンライン事務代行は主に自宅で業務を行うため、自分自身でスケジュールを管理する必要があります。

周りに人がいない環境で集中するのが苦手な人は、途中で集中力がきれて業務が終わらないこともあるでしょう。

計画的に業務を進めなければ、業務の質が落ちてしまったり、締め切りを過ぎてしまったりして、発注者からの信用が下がることもあります。

このため、スケジュール管理や自己管理が苦手な人にはあまり向いていません。

オンライン事務代行は、チャットとオンライン会議でのコミュニケーションが中心です。

実際に顔を合わせているわけではないので、リアルでのコミュニケーションに比べると、相手の感情を理解したり、雰囲気を察したりすることが難しい場合があります。

メールやチャットでのやり取りが良いか、予定をとってオンライン会議で直接話すか等、状況に応じた対応を自分から提案することも時には必要です。

オンライン事務代行に必要なスキルは実際に担当する業務によっても大きく異なりますが、共通に必要なこととして

• 挨拶、敬語
• 与えられた締め切りを守る
• 守秘義務を遵守する
• 適切なタイミングでの報告・連絡・相談
• 自分の感情を表に出し過ぎない

といった社会人としてのマナーやリテラシーは必須です。

オンライン事務代行は特別なスキルがなくても始められますが、事務経験のない方が採用されることは稀です。

もし、事務経験がなくても対応できる簡単な仕事内容だったとしても、事務経験のない方とある方が同時に応募すれば、事務経験のある方が採用される可能性が高いです。

オンライン事務代行を始めるにあたっては、最低限のスキルとして

• ビジネスでのメール送受信
• Word・Excel・PowerPointなどを使った資料作成のスキル

ができると良いでしょう。

オンライン事務代行でのコミュニケーションは、基本的にインターネット上でのテキスト（文字）コミュニケーションになります。

SlackやChatworkといったコミュニケーションツールを使いこなすには、ツールの機能に精通すること以上に

• 文章の読みやすさ、わかりやすさ
• 返信するタイミング
• 必要に応じて写真を添付するなどの表現の工夫

も必要となってきます。

こうしたテキストコミュニケーションに慣れているとオンライン事務代行の業務遂行がスムーズに行えます。

オンライン事務代行でとても重要なことは、自宅で働ける環境を整えることができるかどうかです。

必要な環境としては、インターネットでの通信環境、パソコン、作業机と椅子、複合機（プリンタとスキャナー）などがあります。

複合機（プリンタとスキャナー）に関しては必須ではありませんが、仕事内容によっては印刷や画像の取り込みが必要なケースもあり、準備しておくといざ依頼されたときに対応がスムーズです。

ZOOMやGoogle Meetなどでオンライン会議をすることも多く、パソコンにはカメラとマイクが必要です。

オンライン事務代行は仕事でコミュニケーションを取ることは多いですが、実際に会って話しているわけではないので、自分ひとりで作業をすることが好きな人に向いています。

もしあなたが、会社員として勤務している中で、上司や同僚とのランチや休憩中のコミュニケーションに対してわずらわしさを感じたことがあるなら、仕事内容に集中できるメリットを感じられるでしょう。

孤独感を感じたり、一人で作業すると気が散ってしまうときには、図書館やカフェ、コワーキングスペースなどを利用すると、人と話さなくても、適度な緊張感のなかで仕事をすることが出来ます。

オンライン事務代行になると、ほとんどの作業を自分で行うことになります。

自分を売り込む営業活動、売上や経費を管理する経理業務、クライアントワークのスケジュール等、仕事に関わることは全て自分で管理する必要があります。

これらのことに対してめんどくさがらず、自主的に行動できる人の方がオンライン事務代行に向いています。

業務を進める上で質問がある場合にも、すぐ近くに人がいるわけではないので、タイミング的に聞いて良いのかわからない状況があるかもしれません。

そのような場合にも、自分がどう振る舞うのがベターなのかを考え、自分からアクションを起こしていける方が仕事をスムーズに進めていけます。

オンライン事務代行では自分で業務管理ができる一方で、そこには一定の誠実さや責任感が求められます。

会社員として、オフィスに出社して働いていれば、上司の目もありますし、周りが集中していると自分も頑張ろうという気持ちになり、環境の力が働きます。

休憩する時間を予め決めておく、仕事の邪魔になるものはデスクに持ち込まないなど、自分なりにメリハリをつけることが出来る人がオンライン事務代行に向いているといえます。

事務の一般業務をこなすためにはそこまで多くのスキルは必要としませんが、報酬の高い業務にチャレンジするためには、スキルアップや実績づくりが必要になります。

例えば、SNS運営代行には過去にSNSやブログを運営していた方の方が採用されやすいですし、経理には簿記のスキル、通訳・翻訳には英語のスキルが必要になります。

オンライン事務代行として、これから報酬を上げていきたいと思っている方であれば、日々スキルをアップをしながら、コツコツと実績を積み上げていける人が向いているでしょう。

オンライン事務代行の事務に関する仕事内容やメリット・デメリット、必要なスキル・経験、オンライン事務代行が向いている人などについて解説してきました。

オンライン事務代行の仕事内容は、オフィスで働く事務職とそこまで変わらず、一般事務（データ入力、資料作成等）、営業事務、経理、秘書などの仕事があります。

オンライン事務代行のメリットは、何といっても、自分自身で時間や環境などをコントロールしやすいところです。

逆にデメリットとしては、多くのことを自分でコントロールをしなければいけないため、業務以外の自己管理にも気を配らなければいけない側面があります。